Mein Kollege, der Bot: Wie Bots deinen Job (noch) attraktiver machen
Robot Process Automation (RPA) ist eine Automatisierungstechnologie für Geschäftsprozesse. Die Bots übernehmen sich wiederholende, regelbasierte und manuelle Prozessschritte – und entlasten so Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihnen bleibt mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben.
RPA ist damit ein Teil der digitalen Transformation, die bei thyssenkrupp Materials Services den Arbeitsalltag begleitet. Denn es geht unter anderem darum, die Prozesse unter der Motorhaube zu automatisieren und standardisieren. Damit die menschlichen Kolleginnen und Kollegen mehr Zeit für andere Tätigkeiten haben. „Wir unterstützen Teams und Abteilungen ganz konkret dabei, eher repetitive Tätigkeiten an maßgeschneiderte Bots auszulagern“, beschreibt Patrick Berghoff, Project Manager Operative Digitalization im Digital Technology Office von thyssenkrupp Materials Services die Aufgabe. „RPA macht Menschen also nicht überflüssig, sondern gibt ihnen Freiräume. Abteilungen, die diese Möglichkeit nutzen, merken schnell: Bots steigern die Arbeitszufriedenheit.“
Tatsächlich übernehmen die Bots meist nur einen kleinen Ausschnitt in komplexen Prozessen – und zwar den eher eintönigen Teil. Sie können beispielsweise Daten von einem Programm in ein anderes einfügen, Daten analysieren oder überprüfen, Berichte erstellen und per E-Mail verschicken. Die Kosten sind in der Regel überschaubar und amortisieren sich schnell. Im Pilotprojekt für thyssenkrupp Schulte übernahm der IDIL Bot administrative Aufgaben, sodass täglich etwa zehn Minuten an manueller Arbeit pro betroffenem Mitarbeitenden entfallen.
Der Bot erstellt einen Report über Auftragspositionen mit negativen Deckungsbeiträgen, versendet ihn an die Zuständigen und sorgt für eine IKS-konforme Dokumentation.
„Die Automatisierung von repetitiven Prozessschritten hilft uns dabei, damit wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können – unsere Kund:innen“, pflichtet Andreas Kellermann bei. Er ist Head of Digital Transformation and Performance bei thyssenkrupp Schulte, wo der Bot im Einsatz ist.
Bots für alle möglichen Anwendungen
Diese Vorteile – den Aufwand zu reduzieren und Fehler zu vermeiden – gelten auch für andere Bots, die das Digital Technology Office realisiert hat. So hat der KULA Bot die Kundenanlage im E-Commerce im Visier. Er liest und analysiert eine Exceldatei, überprüft die Daten in SAP und kümmert sich um die Datenpflege. Nachdem er einen Kunden in SAP Hybris angelegt hat, erstellt er einen Fortschrittsbericht.
Der ZENA Bot von thyssenkrupp Schulte wird sich damit beschäftigen, fehlende Materialzeugnisse bei Lieferant:innen nachzufordern. Dabei prüft er zunächst, welche Zeugnisse fehlen, verschickt Mails an die Lieferant:innen und ordnet die eingegangenen Zeugnisse den Vorgängen zu. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten abschließend eine Nachricht. „Diese Beispiele machen deutlich, wie vielfältig RPA eingesetzt werden kann“, betont Patrick Berghoff.
Gemeinschaftliche In-house Entwicklung über mehrere Ebenen
Entwickelt werden die Bots in enger Zusammenarbeit zwischen dem Digital Technology Office von Materials Services sowie den Kolleginnen und Kollegen von thyssenkrupp Information Management. Das Digital Technology Office übernimmt dabei die Schnittstelle zum Business, wo die Bots nachher ihren Einsatz finden und definiert mit ihnen was die eigentlichen Anforderungen sind. Die Entwicklung und den Betrieb der Bots übernehmen die Kolleginnen und Kollegen von thyssenkrupp Information Management. Im Solution Center Digitalization & Custom Applications kümmert sich ein ganzes Team um Automatisierungslösungen. Durch die Delivery aus dem Service Center Danzig erfolgt dies sehr kostengünstig bei gleichzeitiger Nutzung der Vorteile einer konzerninternen Serviceerbringung. „Gemeinsam mit dem DTO haben wir begonnen Prozesse bei Materials Services zu automatisieren. Das DTO ist dabei der interne Ansprechpartner und bildet die Schnittstelle zwischen Business und Entwickler. Die Expertinnen und Experten von thyssenkrupp Information Management entwickeln und betreuen die Bots entsprechend der Kundenanforderungen. Diese gute Zusammenarbeit ist die Grundlage für den gemeinsamen Erfolg“, so Christoph Bruns, Head of Process Automation & Robotics bei der thyssenkrupp Information Management.
Melden kann sich bei den Teams jede:r, der einen Anwendungsfall für einen Bot hat. „Wem jetzt spontan ein Prozess einfällt, der sich für eine Automatisierung eignet, darf sich gern bei uns melden.“ Das Digital Technology Office begleitet Abteilungen während des gesamten RPA-Lebenszyklus, von der Definition eines Soll-Prozesses über die Implementierung des Bots bis zum Maintenance-Service. Eine gute Nachricht für Ungeduldige: Die Bots sind in der Regel in rund drei Monaten einsatzfähig.